Ongebruikte ruimte in een kantoor vul je op door de functie af te stemmen op wat jouw team écht nodig heeft: denk aan stiltewerkplekken, informele overleghoeken, lounge-zones of flexibele vergaderruimtes. De beste invulling hangt af van hoe jullie werken, hoeveel mensen er dagelijks aanwezig zijn en wat er nu ontbreekt in de werkomgeving. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het herinrichten van lege kantoorruimtes, van de eerste stap tot de kosten.
Welke soorten ongebruikte ruimte komen het meest voor in kantoren?
De meest voorkomende vormen van ongebruikte kantoorruimte zijn te grote vergaderzalen, verlaten hoekjes bij ramen of gangen, voormalige archiefruimtes en vaste werkplekken die door hybride werken grotendeels leegstaan. Dit zijn plekken die ooit een duidelijke functie hadden, maar door veranderingen in hoe we werken hun waarde hebben verloren.
In veel kantoren zie je hetzelfde patroon: er is één grote vergaderzaal die zelden volledig bezet is, een paar bureaurijen die na de overstap naar hybride werken halflege gangen zijn geworden, en een archiefruimte vol dozen die eigenlijk al jaren digitaal zijn. Herkenbaar?
Andere veelvoorkomende probleemplekken:
- Ongebruikte entreeruimtes die alleen als doorgang dienen
- Vaste werkplekken die door flexibel werken structureel leegstaan
- Brede gangen of nissen zonder duidelijke bestemming
- Personeelsruimtes die te klein of te groot zijn voor het huidige team
- Opslagruimtes die grotendeels overbodig zijn geworden
Het goede nieuws: al deze ruimtes hebben potentie. Ze vragen alleen om een frisse blik en een doordachte aanpak.
Hoe weet je welke functie een lege ruimte het beste krijgt?
De beste functie voor een lege ruimte ontdek je door te kijken naar wat er nu ontbreekt in jullie werkplek. Stel jezelf de vraag: waar lopen mensen tegenaan? Is er te weinig stilte om geconcentreerd te werken? Zijn er geen informele overlegplekken? Dan weet je al vrij snel welke richting je op moet.
Een paar praktische stappen om de juiste keuze te maken:
- Loop een week mee en observeer waar mensen naartoe gaan als ze even rustig willen werken of een kort overleg willen voeren.
- Vraag het team. Medewerkers weten precies wat er mist. Een korte enquête of informeel gesprek levert meer op dan je denkt.
- Kijk naar bezettingsdata. Welke vergaderzalen staan altijd vol? Welke bureaus staan structureel leeg?
- Denk aan looplijnen. Een stilteruimte werkt het beste op een plek die wat afgelegen is van de drukke werkzone.
De functie van een ruimte bepaal je dus niet achter een bureau, maar door goed te luisteren naar hoe jullie kantoor in de praktijk wordt gebruikt.
Wat zijn de meest effectieve manieren om een lege kantoorruimte in te vullen?
De meest effectieve manieren om lege kantoorruimte in te vullen zijn: het creëren van stiltewerkplekken, het inrichten van informele overlegzones, het toevoegen van een lounge- of ontspanningshoek, of het omvormen tot een flexibele werkplek. Welke oplossing het best werkt, hangt af van de grootte van de ruimte en de behoeften van jullie team.
Hier zijn de meest gebruikte en gewaardeerde invullingen:
- Stilteruimte of focuszone: ideaal voor geconcentreerd werk, telefoongesprekken of videocalls. Akoestiek speelt hier een grote rol.
- Informele overleghoek: met zachte zitmeubels en een whiteboard of scherm. Laagdrempeliger dan een vergaderzaal, en daardoor vaak meer gebruikt.
- Lounge- of welzijnszone: een plek om even te ontspannen, informeel bij te praten of te lunchen. Dit soort ruimtes draagt aantoonbaar bij aan werkplezier.
- Flexibele werkplekken: bureaus zonder vaste eigenaar, handig voor hybride teams of projectwerk.
- Creatieve ruimte of brainstormhoek: met beschrijfbare wanden, kleur en inspirerende elementen.
Bij het inrichten van kantoorruimtes is het belangrijk om niet alleen te denken aan meubels, maar ook aan licht, akoestiek en vergroening. Die drie factoren bepalen voor een groot deel hoe prettig een ruimte aanvoelt, ook al valt je dat zelf niet altijd meteen op.
Hoe maak je van een grote vergaderruimte een flexibele multifunctionele zone?
Van een grote vergaderruimte maak je een flexibele multifunctionele zone door te kiezen voor verrijdbaar en opvouwbaar meubilair, akoestische scheidingswanden en slimme opbergruimte. Zo kun je de ruimte binnen enkele minuten omschakelen van een formele vergaderopstelling naar een workshopruimte of presentatiezaal.
Concrete aanpassingen die het verschil maken:
- Verrijdbare tafels die je kunt samenvoegen of apart zetten afhankelijk van de groepsgrootte
- Akoestische scheidingswanden of panelen om de ruimte tijdelijk op te splitsen in twee kleinere zones
- Stapelbare of opvouwbare stoelen zodat je snel ruimte maakt voor een staande presentatie of workshop
- Een goed scherm of presentatiesysteem dat vanuit meerdere hoeken bruikbaar is
- Ingebouwde opbergruimte zodat materialen netjes weggewerkt zijn als de ruimte een andere functie krijgt
Een multifunctionele vergaderruimte vraagt om een wat doordachter ontwerp dan een standaard inrichting. Maar als het goed is opgezet, gebruik je de ruimte drie keer zo intensief. Dat is winst voor iedereen.
Wat kost het om ongebruikte kantoorruimte opnieuw in te richten?
De kosten voor het herinrichten van ongebruikte kantoorruimte lopen sterk uiteen: van een paar duizend euro voor een eenvoudige overleghoek tot tienduizenden euro’s voor een volledig verbouwde multifunctionele zone. De uiteindelijke prijs hangt af van de oppervlakte, de gekozen materialen, de staat van de ruimte en of er bouwkundige aanpassingen nodig zijn.
Een globaal overzicht:
| Type inrichting | Indicatieve kosten | Wat is inbegrepen |
|---|---|---|
| Eenvoudige overleghoek | € 2.000 tot € 6.000 | Meubels, verlichting, kleine akoestische aanpassingen |
| Stilteruimte of focuszone | € 5.000 tot € 15.000 | Akoestiek, meubels, eventueel scheidingswand |
| Lounge- of welzijnszone | € 8.000 tot € 20.000 | Zachte inrichting, vergroening, sfeerverlichting |
| Multifunctionele vergaderruimte | € 15.000 tot € 40.000+ | Flexibel meubilair, AV-systemen, bouwkundige aanpassingen |
Let op: dit zijn richtbedragen. Een goede projectinrichting begint altijd met een intake en ontwerp, zodat je geen verrassingen tegenkomt tijdens de uitvoering.
Wanneer is het slim om een interieurontwerper in te schakelen voor ongebruikte ruimtes?
Het is slim om een interieurontwerper in te schakelen zodra de ruimte groter is dan een eenvoudige overleghoek, als er bouwkundige aanpassingen nodig zijn, of als je wilt dat de nieuwe inrichting écht aansluit bij jullie bedrijfscultuur. Een ontwerper ziet mogelijkheden die je zelf misschien over het hoofd ziet en voorkomt kostbare fouten.
Concrete situaties waarin professionele begeleiding loont:
- Je hebt meerdere ruimtes die tegelijk heringericht moeten worden
- Je wilt akoestiek, verlichting en vergroening goed op elkaar afstemmen
- De ruimte heeft een onhandige indeling of weinig daglicht
- Je wilt dat het resultaat uitstraalt wie jullie zijn als organisatie
- Je hebt geen tijd of capaciteit om de inrichting zelf te coördineren
Veel mensen denken dat een ontwerper inschakelen duur is. Maar een goed ontwerp voorkomt juist dat je halverwege dingen terugdraait of extra kosten maakt. Het ontwerp is de basis voor alles wat volgt.
Hoe CEKA helpt bij het opvullen van ongebruikte kantoorruimte
Bij CEKA helpen we organisaties om lege of onderbenutte kantoorruimtes om te vormen tot plekken die écht worden gebruikt. We beginnen altijd met een grondige intake: wat mist er nu, hoe werkt jullie team, en wat wil je uitstralen? Op basis daarvan maken we een realistisch ontwerp, inclusief 2D- en 3D-visualisaties, zodat je precies ziet hoe het eruit gaat zien voordat er iets wordt aangeschaft. Dat ontwerp bieden we in vrijwel elk project gratis aan, niet als losse dienst, maar als startpunt voor een goed eindresultaat.
Wat we voor je regelen:
- Intake en ontwerp op maat, inclusief akoestiek, lichtinval en vergroening
- Volledig meubilair: van vergadertafels tot lounge-elementen en flexibele werkplekken
- Bouwkundige aanpassingen: vloeren, plafonds, schilderwerk en scheidingswanden
- Logistiek en montage, volledig in eigen beheer
- Eén aanspreekpunt van eerste schets tot turnkey oplevering
Lees meer over ons en ontdek hoe we werken. Wil je weten wat we voor jouw kantoor kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of kom langs in onze showroom in Oosterhout.
