Hoeveel ruimte heb je nodig voor een vergaderruimte?
Een goede vergaderruimte voelt ruim genoeg om comfortabel te zitten, maar ook compact genoeg om prettig met elkaar in gesprek te blijven. De juiste afmeting hangt af van het aantal personen, de tafelopstelling, het type vergadering en de ruimte die nodig is om goed te kunnen bewegen.
Als richtlijn kunt u uitgaan van 1,5 tot 2 m² per persoon voor een functionele vergaderruimte. Voor meer comfort, langere vergaderingen of een ruimere opstelling is 2,5 tot 3 m² per persoon aan te raden.
Ruimte per persoon in een vergaderruimte
Bij het bepalen van de grootte van een vergaderruimte wordt vaak eerst gekeken naar het aantal zitplaatsen. Toch is alleen de tafel met stoelen niet genoeg. Er moet ook ruimte zijn om stoelen naar achteren te schuiven, makkelijk langs elkaar te lopen en eventueel presentatiemateriaal of apparatuur te plaatsen.
Houd daarom rekening met:
- voldoende zitruimte aan tafel
- loopruimte rondom de vergadertafel
- ruimte voor een scherm, whiteboard of presentatiemiddelen
- goede zichtlijnen naar elkaar en naar het scherm
- voldoende comfort bij langere vergaderingen
Voor een prettige indeling is het belangrijk dat de ruimte niet te vol wordt gezet. Een te krappe vergaderruimte voelt onrustig en maakt het minder comfortabel om langere tijd te overleggen.
Richtlijnen per groepsgrootte
Voor kleinere vergaderruimtes van 4 tot 6 personen is meestal een ruimte van ongeveer 12 tot 15 m² voldoende. Wilt u meer comfort, dan is 18 tot 20 m² prettiger.
Voor een ruimte van 8 tot 10 personen kunt u uitgaan van ongeveer 20 tot 25 m² als basis. Voor een comfortabele vergaderruimte is 30 tot 35 m² beter.
Bij grotere groepen van 12 tot 14 personen is minimaal 30 tot 35 m² nodig. Voor een ruimere en comfortabele opstelling is 40 tot 45 m² aan te raden.
De exacte ruimte hangt altijd af van de gekozen tafel, de vorm van de ruimte en de manier waarop de vergaderruimte gebruikt wordt.
De juiste vergadertafel kiezen
De vergadertafel heeft veel invloed op de ruimtebehoefte. Een rechthoekige tafel is vaak praktisch en efficiënt, terwijl een ronde of ovale tafel meer interactie kan stimuleren.
Voor 4 tot 6 personen is een tafel van ongeveer 180 x 90 cm vaak geschikt. Voor 8 personen wordt meestal gekozen voor een tafel van ongeveer 240 x 120 cm. Bij grotere groepen kan een tafel van 300 x 120 cm of groter nodig zijn.
Naast de tafel zelf moet er voldoende ruimte overblijven rondom de stoelen. Reken minimaal 60 cm achter een stoel om goed te kunnen zitten en opstaan. Is er ook een looproute achter de stoelen nodig? Dan is 90 tot 120 cm prettiger.
Denk ook aan akoestiek, verlichting en techniek
Een goede vergaderruimte draait niet alleen om vierkante meters. Ook akoestiek, verlichting en techniek bepalen of de ruimte prettig werkt.
In een vergaderruimte wordt veel gesproken. Goede akoestiek zorgt ervoor dat gesprekken duidelijk verstaanbaar blijven en dat geluid niet te veel door de ruimte galmt. Ook verlichting speelt een belangrijke rol, zeker bij presentaties of online meetings.
Daarnaast is het slim om vooraf na te denken over technische voorzieningen. Denk aan een scherm, camera, microfoon, stopcontacten en aansluitpunten. Door dit direct mee te nemen in het ontwerp, voorkomt u dat de ruimte later alsnog aangepast moet worden.
Welke vergaderstijl past bij de ruimte?
Niet iedere vergaderruimte wordt op dezelfde manier gebruikt. Een formele boardroom vraagt om een andere inrichting dan een creatieve brainstormruimte of een kleine overlegplek.
Voor korte overleggen kan een compacte ruimte prima werken. Voor trainingen, workshops of creatieve sessies is meer bewegingsruimte nodig. Dan is het prettig als mensen kunnen opstaan, materialen kunnen gebruiken en makkelijk in groepjes kunnen samenwerken.
Daarom begint een goede vergaderruimte altijd met de vraag: waar wordt de ruimte vooral voor gebruikt?
Vergaderruimte laten inrichten door CEKA Nederland
Bij CEKA Nederland helpen we organisaties met het ontwerpen en inrichten van vergaderruimtes die passen bij de manier waarop er gewerkt en overlegd wordt.
We kijken naar de beschikbare ruimte, het aantal gebruikers, de gewenste sfeer, akoestiek, verlichting, techniek en het juiste meubilair. Van vergadertafel en stoelen tot complete projectinrichting: wij denken mee over het totaalplaatje.
Zo ontstaat een vergaderruimte die niet alleen mooi is, maar vooral praktisch en comfortabel werkt in de dagelijkse praktijk.
